СТРАХИ БУХГАЛТЕРСКОГО АУТСОРСИНГА. Часть 2

Мы продолжаем наш разговор о страхах, связанных с передачей функций по ведению бухгалтерии компании на аутсорсинг. В предыдущей статье мы успели обсудить такие типичные страхи, как:

Страх № 1. «Бухгалтерские компании расскажут всем о доходах Ваших сотрудников»;

Страх № 2. «При передаче данных по электронной почте данные могут оказаться в свободном доступе в Интернете или подвергнуться атаке хакеров»;

Страх № 3. «В моей компании существует специфика деятельности, а есть ли у них специалисты, способные эту специфику правильно учесть?»;

А теперь двигаемся дальше! В разговоре про бухгалтерский аутсорсинг мы все время говорим: «Бухгалтерские компании, специалисты бухгалтерских компаний», но ведь все это несколько обезличено. Мы ведь привыкли, что бухгалтерский учет нашей компании ведет конкретный человек, которого мы знаем, с конкретным именем и фамилией. А здесь всего лишь название Бухгалтерской компании. Вот и он, наш новый страх!

Страх № 4. «Неизвестно кто будет вести учет, а Марью Ивановну я знаю».

Когда мы покупаем какой-либо товар, например, телевизор, какие факторы влияют на наше решение о покупке именно этого товара? Возможно, это марка товара, репутация производителя, качество товара, его цена или гарантийное обслуживание. Разве нам интересно, кто конкретно сделал этот телевизор - Петя Иванов или Вася Смирнов. Конечно же, нет. Давайте посмотрим на бухгалтерский учет как на товар. Если отчеты нашей компании своевременно сданы в налоговую инспекцию, если в бухгалтерском учете отсутствуют ошибки, если у контролирующих органов нет к нам претензий, если наши контрагенты не жалуются на задержку платежей с нашей стороны, то имеет ли значение, кто конкретно стоит за всем этим: Марья Ивановна или Бухгалтерская компания? Наверное, это уже не так уж и важно. Главное, мы спокойны, потому что нас уже не волнуют такие проблемы, как: а что будет, если Марья Ивановна заболеет, а если она соберется в отпуск, а вдруг решит уволиться? Болезни, отпуск или увольнение специалистов Бухгалтерской компании нас не касаются, потому что услуги оказывает нам компания и за качество этих услуг отвечает также компания, потому что именно с ней у нас заключен договор, а не с конкретной Марьей Ивановной.

Ну, а если, мы все-таки захотим познакомиться с конкретным специалистом, мы всегда сможем это сделать, просто подъехав в офис Бухгалтерской компании. К тому же сейчас на сайтах большинства бухгалтерских компаний существует раздел с фотографиями и резюме, как управляющего состава, так и специалистов-бухгалтеров. И еще один нюанс: если мы вдруг разругаемся с Марьей Ивановной, не так то просто будет ее заменить новым бухгалтером, да еще добиться от нее качественной передачи дел. Бухгалтерской компании гораздо проще заменить специалиста, работающего с нами, потому что удовлетворение потребностей и пожеланий клиента – это закон любого бизнеса, желающего сохранить свою репутацию и отвечающего за качество своего продукта.

Хорошо, с личностями мы вроде бы разобрались, однако надо же как-то свое общение с Бухгалтерской компанией строить. А мы не понимаем, как это сделать!

Страх № 5. «Я не представляю себе как с ними взаимодействовать. Здесь – вызвал к себе человека, дал задание, а там не понятно кто и что будет делать».

Любое благое начинание можно легко свести на нет, если изначально не подойти к нему со всей серьезностью. Допустим, мы решили производить какой-либо продукт. Сначала мы выясним, какое сырье нам понадобиться, разработаем совместно с поставщиком график поставки этого сырья. Затем определим производственный цикл внутри нашей компании, например, перемещение полуфабрикатов из цеха № 1 в цех № 2, найдем покупателей и установим сроки, в которые продукт будет доставляться покупателю, а также место доставки, удобное для покупателя.

Точно также при построении отношений с Бухгалтерской компанией, мы должны продумать все нюансы нашего общения, дабы в конечном итоге получить продукт, а именно услугу по ведению бухгалтерского учета, наивысшего качества. А сделать это необходимо на этапе заключения договора. В первую очередь, мы должны определить какие конкретно услуги мы хотим получить, будь то полное ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы или выписка счетов. Чем подробнее будет зафиксировано в договоре, какие конкретно действия (создаваемые документы) входят в оказываемую услугу, тем проще будет и нам, и бухгалтерской компании.

Затем мы можем совместно с Бухгалтерской компанией разработать график документооборота, в котором будет зафиксировано примерно следующее:

информация и документы, которые мы должны предоставлять Бухгалтерской компании, а также сроки их предоставления;

информация и документы, которые мы будем получать от Бухгалтерской компании, и соответственно сроки их получения;

информация и документы, которые Бухгалтерская компания будет предоставлять в контролирующие органы и т.п.

В договоре обязательно необходимо указать контактные данные должностных лиц нашей компании и Бухгалтерской компании, ответственных за предоставление той или иной информации (документов), с обязательным указанием полномочий этих лиц, т.е. по каким вопросам с каким должностным лицом можно общаться, с кем можно решить ту или иную проблему. Кстати, это также поможет избежать разглашения конфиденциальной информации.

Проделав вышеуказанные действия, мы тем самым получим лекарство от страха, а именно регламент взаимоотношений с Бухгалтерской компанией, из которого всегда можно понять, кто, что и когда должен сделать!

Страх № 6. «Как я проконтролирую, что сделано, а что нет?»

Вышеуказанный регламент, включающий в себя график документооборота и перечень ответственных лиц, так же окажет нам неоценимую помощь и в борьбе со страхом по поводу трудностей с контролем над деятельностью бухгалтерии на аутсорсинге. Ведь, теперь всегда легко понять, что сделано по факту, и что должно было быть сделано.

Итак, один инструмент контроля у нас уже есть. Вторым инструментом может стать отчет Бухгалтерской компании о проделанной работе. Обязательность его предоставления вместе с актом сдачи-приемки оказанных услуг мы можем предусмотреть в договоре. Отчет должен содержать сведения обо всех действиях Бухгалтерской компании, произведенных в процессе оказания нашей компании услуг, например, о количестве выписанных для наших клиентов счетов, обработанных накладных, поступивших от наших поставщиков, созданных кассовых документов, отражающих движение наших наличных денежных потоков и т.д. Получив такой отчет и сопоставив его с графиком документооборота, мы не только сможем проконтролировать выполнение всех необходимых действий, но и понять, за что мы платим деньги.

Компании, которые подлежат обязательному аудиту (либо проводят добровольный аудит), получают еще один инструмент контроля – заключение аудиторской компании.

Согласитесь, что вопрос контроля на поверку оказался и не таким уж страшным, ведь даже особо в него не углубляясь, мы нашли три из многих возможных вариантов ответа на него.

Продолжение в следующей части

Оставить заявку