Хранение документов

Архивирование ваших документов

АРХИВИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

АудитПост – за правильные архивы!

Архивы были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. (Википедия. Ст. Архив)

Dura lex sed lex» – это крылатое латинское изречение, которое переводится как «Суров закон, но это закон», и менее известная, но не менее интересная по смыслу фраза «Non rex est lex, sed lex est rex» — «Не царь является законом, а закон — царём» актуальны в веках. Именно знание законов и следование им освобождают граждан от проблем, а вот незнание законов, как мы знаем, не освобождает от ответственности за их нарушение. Твёрдо поддерживая общий тезис о необходимости соблюдения законов (мы ведь цивилизованные люди!), некоторые положения этого тезиса мы всё-таки можем оспорить.

Архивирование бухгалтерских документов

А именно, так ли уж «суровы» законы, как декларируют древние латиняне, и так ли уж немыслимо давят они на тех, кто должен их соблюдать. Мы постараемся наглядно показать, что соблюдение закона не только правильно и цивилизованно, но и чрезвычайно полезно. И показывать мы это будем на примере законов, применяемых к архивации и хранению бухгалтерской документации. Конечно-конечно, многие руководители и главные бухгалтеры больших компаний, имеющие обширный документооборот в бухгалтерии, сейчас вздохнут. Кипы и тонны бумаги, которую они по законодательству обязаны хранить установленное количество лет, мало кого воодушевляет. Ведь это и временные затраты на разбор и проверку документации, выявление ненужных дублей и копий, и использование таких дорогих офисных метров под объёмные шкафы для хранения, и тревога, что документы могут попасть в руки тех, кто захочет ими воспользоваться в каких-то зловредных целях.

Но закон есть закон, и документы должны архивироваться и храниться правильным образом и положенное количество лет (в некоторых случаях – до 75 лет!), иначе – штрафы от 2000 до 15000 тысяч, предупреждения, нервотрёпка с налоговыми органами. Причём страдать от ошибок или намеренных злостных нарушений в архивации и хранении документов будут как люди – руководитель и главный бухгалтер, потому что именно они принимают на себя обязанности по сохранности документов, и именно ответственность руководителя и главного бухгалтера за сохранность документов законодательно установлена, так и фирма в целом.

Однако давайте посмотрим на это, представляющееся не очень нужным многим мероприятие, с другой стороны. Первичная банковская документация, документы с грифом «кондфиденциально» и «коммерческая тайна» представляют собой не только отработанные бумажки, макулатуру, которую бизнесменов государство заставляет хранить. Этои история вашей фирмы, вашего развития, представляющая ценность именно для вас. И от правильного хранения правильных документов зависит будет ли это «историей болезни» или «историей успеха» предприятия и вашей личной «success story».

Компания АудитПост – компания, которая работает по другому. И мы предоставляем нашим заказчикам идеальные условия для хранения документации предприятия в надлежащих условиях. Полный порядок в ваших документах обеспечивается строгим контролем при архивировании документов, выявлением и уничтожением лишних копий и дублей, и наилучшими условиями сохранности документов, в том числе и от несанкционированного доступа. С компанией АудитПост вы упорядочите и сохраните историю своего успешного бизнес-опыта, и всегда сможете обратиться к архиву для того, чтобы найти что-то, что поможет вашему бизнесу стать ещё более успешным.

Компания АудитПост сделает ваш архив образцовым и гарантированно предупредит случаи преступной халатности, умышленного уничтожения документов. Мы считаем, что цивилизованный и грамотный подход к соблюдению законов, в том числе и в сфере архивирования и хранения данных, становится лучшей базой для создания и развития крепкого бизнеса.

Хранение и сохранность первичных бухгалтерских документов невозможно организовать в производственных помещениях бухгалтерии, по причине экономической целесообразности и здравого смысла. Помещения, в которых возможна организация бухгалтерского и налогового учета слишком дороги, что бы заполнять их бумагами бесполезными для текущего периода.
 Сроки хранения первичной документации исчисляются от 5 лет, а в некоторых случаях требования по сохранности документов доходит до 75 лет.

Чтобы в течение этих сроков первичные бухгалтерские документы были сохранены и при необходимости легко и просто могли извлекаться необходимо организовать их профессиональное архивирование и хранение.

Мы, организуя архивирование бухгалтерских документов наших клиентов проводим экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения, укладываем документы в специальные боксы, маркируем боксы и заполняем реестр архива, составляем описи принятых на хранение документов, и размещаем боксы с документами в специально оборудованных для этого помещениях.

Наша услуга, дает возможность нашим клиентам на протяжении всего срока хранения документов, быть уверенными, что документы будут сохранны и не попадут в руки третьих лиц.

Оставить заявку