Бухгалтерский аутсорсинг: свои или чужие? Часть 2

Ложка дегтя

Итак, плюсы аутсорсинга налицо. Однако не стоит сразу увольнять своего бухгалтера и бежать в аудиторскую или консультационную фирму. На первый взгляд, все довольно просто: заключаешь договор и передаешь бухгалтерию в руки профессионалов... Но, как и везде, здесь есть свои риски.

Первый и самый главный. Бизнесмен открывает все сведения о своей деятельности посторонним лицам. Поэтому, если предприниматель опасается, что данные о его компании могут попасть в руки конкурентов, лучше заранее проверить благонадежность внешних бухгалтеров. Конечно, конфиденциальную информацию можно получить и из других источников, но в случае с аутсорсингом такие материалы бизнесмен передает в чужие руки добровольно.

Еще один аргумент против использования внешней бухгалтерии - отсутствие контроля за деятельностью фирмы или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги. Счетовода, который состоит в штате компании, руководитель может полностью проверить и организовать его работу так, как ему удобно. Через предпринимателя проходят все бухгалтерские документы. И пусть даже бизнесмен не всегда хорошо разбирается в отчетности, но то, что он лишний раз проконтролирует своего сотрудника, пойдет только на пользу. Говорят же - при проверке большую часть работы за тебя делает самолюбие исполнителя! Да и, в конце концов, вы можете просто обнаружить ошибку, которую пропустил бухгалтер.

А вот при использовании "внешней" бухгалтерии предприниматель практически изолирован от подготовки и сдачи отчетности. А это может повлечь за собой самые неприятные последствия. Вот что говорит глава компании "Эксклав трейд" Алексей Мирка: "У нас была небольшая фирма, которая осуществляла продажу продукции в Польшу со склада в Калининградской области. Офис был очень маленький, там работали всего пятеро сотрудников. Иметь собственную бухгалтерию было просто невыгодно. Из бухгалтера-надомника и фирмы выбрали последнюю. Услуги чуть дороже, но мы думали, что фирма - более надежный вариант. И заключили договор, по которому еженедельно предоставляли все наши первичные документы. Но каково же было удивление, когда мы узнали, что в течение полугода от нашего имени в налоговую инспекцию шли нулевые отчеты! У нас прошла выездная налоговая проверка, которая выявила кучу нарушений. В общей сложности нас оштрафовали на 19,2 миллиона рублей. Сейчас судимся с фирмой, составлявшей нашу отчетность. А главная проблема в том, что большинство документов находится у этой псевдобухгалтерской компании, и поскольку мы отдавали бумаги без описи, сейчас очень трудно доказать что-либо".

Впрочем, подобных проблем можно избежать. Заключая договор с компанией, которая будет оказывать аутсорсинговые услуги, разумно предусмотреть порядок отчетности перед фирмой-заказчиком. К тому же все документы нужно передавать по описи или просто предоставлять копии. Сложность состоит лишь в том, что чаще всего договор вообще не заключается. Предприниматель может обратиться не в специализированную фирму, но к бухгалтеру-надомнику, и тогда ни о какой защите речи идти не может.

Но когда все оформлено по правилам и бизнесмен пользуется услугами специализированной компании, следует урегулировать порядок возмещения вреда. Если фирма недобросовестно подошла к выполнению своих функций и тем самым деятельности вашей компании был нанесен ущерб, она должна возместить потери - платит тот, кто напортачил. К слову, ответственность фирмы-исполнителя перед заказчиком предусмотрена гражданским законодательством.

А лучше всего, если договоры об оказании подобных услуг также будут предусматривать ответственность сторон. И это еще не все. Даже если компания признает свои ошибки и пойдет навстречу, не факт, что она имеет финансовую возможность покрыть ущерб. Поэтому придется еще и застраховать риски.

И последнее. Когда предприниматель заключает договор, компания обещает, что ваш учет будут вести "специалисты самой высокой квалификации". Но на практике небольшие фирмы, которые оказывают аутсорсинговые услуги, привлекают кадры как раз с весьма сомнительной квалификацией - они дешевле. Другими словами, поручают отчетность и весь бухгалтерский учет не аудиторам, а тем же самым бухгалтерам-надомникам. Результаты могут быть плачевными. И если возникнет конфликтная ситуация, существует опасность просто не найти концов. Привлечь к ответственности нерадивого бухгалтера невозможно, скорее всего, с фирмой его не связывают договорные отношения.

Доверяй, но проверяй

Чтобы избежать перечисленных осложнений, решив отдать бухгалтерский учет в руки специализированной компании, предпринимателю стоит побольше узнать о ней. И здесь возникает проблема выбора аутсорсинговой фирмы или специалиста.

Лучший вариант - воспользоваться рекомендацией знакомых, коллег, партнеров или друзей. Если такой возможности нет, то информацию придется искать самостоятельно. Конечно, обращаться в детективное агентство не нужно. Чтобы сделать правильные выводы, достаточно проанализировать информацию, которую фирма сама предоставляет о себе.

Несмотря на то, что услуги аутсорсинга не лицензируются, чаще всего их оказывают аудиторские компании, а у них лицензии есть. Поэтому, прежде всего, узнайте, есть ли у фирмы лицензия на осуществление аудиторской деятельности. Идеально, если срок ее действия истекает позже, чем срок договора на оказание аутсорсинговых услуг. Кроме того, играет роль время работы компании на рынке, наличие различных сертификатов, дипломов. Кстати, количество услуг аутсорсинговой фирмы тоже имеет немалое значение. Соответственно, чем шире их спектр, тем лучше - тогда компания сможет решить гораздо больше задач.

Довольно часто между бухгалтерскими компаниями и различными ведомствами складываются, так сказать, неформальные отношения. Однако охватить все службы и все отделения, скажем, налоговой инспекции, невозможно. Поэтому есть смысл подбирать аутсорсинговую компанию в зависимости от того, где предприниматель или фирма состоят на учете и где у аутсорсеров есть связи. Тогда внешние бухгалтеры будут с легкостью решать все проблемы в официальных структурах.

Помимо этого необходимо уточнить, кто именно будет готовить вашу отчетность. Специалист, который станет вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Не лишним будет познакомиться с ним напрямую и выяснить его профессиональный уровень. Диплом просить вовсе не обязательно - это прерогатива работодателя, а вот задать несколько специфических вопросов специалисту предприниматель имеет полное право.

В заключительной части нашей статьи мы взвесим с вами все факторы за и против передачи бухгалтерии предприятия на аутсорсинг, подведем итоги и поговорим о важных моментах, присущих заключению договора о бухгалтерском обслуживании предприятия аутсорсером.

Оставить заявку