Бухгалтерский аутсорсинг: актуальные вопросы. Часть 2

Разговор, начатый в первой части статьи, шел об основных функциях бухгалтерского аутсорсинга. Там же мы рассказали и о том, как развивался бухгалтерский аутсорсинг в России. В этой части мы рассмотрим модели аутсорсинга, использующиеся сегодня, и обсудим наиболее распространенные проблемы, которые часто возникают в самом начале сотрудничества между заказчиком и аутсорсинговой фирмой.

Модели бухгалтерского аутсорсинга

В качестве объектов бухгалтерского аутсорсинга могу выступать:

  • предприятия малого бизнеса;
  • предприятия среднего или крупного бизнеса;
  • недавно созданные организации.

Для каждого из описанных случаев решается своя задача. Вновь созданные организации, решив сотрудничать с компанией-аутсорсером, не тратят время на подбор грамотного бухгалтера, а могут сосредоточиться на развитии бизнеса. Руководство такой организации может быть уверено в том, что с самого начала постановка бухгалтерского учета будет выполнена на должном уровне. При этом организация вполне может нанять штатного специалиста в дальнейшем, когда нарастит обороты деятельности.

Индивидуальные предприниматели, так же, как и малые фирмы, могут поручить компании-аутсорсеру полное ведение бухгалтерского учета, предоставив для этого все необходимые первичные документы. В этом случае заказчик получит уверенность в том, что все бухгалтерские работы ведутся в полном соответствии с действующим законодательством. Аутсорсинговая компания при этом занимается составлением отчетности, ведет базы данных, используя для этого программные средства, постоянно обновляя программное обеспечение и заботясь о его корректной работе.

Клиент может поручить специализирующейся на бухгалтерском аутсорсинге компании выполнять платежи по системе «Банк-Клиент». Исполнитель может формировать исходящие первичные документы, основываясь на заявке клиента. Правда, это достаточно трудноисполнимо, если клиент и аутсорсер находятся на значительном удалении друг от друга. Оптимальный вариант – передача документов в электронном виде.

Подобная модель сотрудничества обычно носит название «учет под ключ». На это нередко идут и достаточно крупные предприятия холдингового типа. Аутсорсеру могут поручить осуществление бухгалтерского учета в структурных подразделениях фирмы.

Для малых, средних и крупных предприятий компания-аутсорсер может проводить так называемые предналоговые ревизии. В зависимости от пожеланий и потребностей клиента могут также проводиться ревизии на отдельных участках работы. При этом нередко решается вопрос формирования управленческого учета, который бы учитывал все особенности компании-заказчика. Дело в том, что рядовому руководителю, не имеющего бухгалтерского образования, трудно разобраться в общей системе учета. Аутсорсинговая компания, специализирующаяся на бухгалтерском учете, посоветует различные формы учета, а кроме того, предложит ту или иную разновидность выходной информации, которую будет получать руководитель.

Следует учесть, что для проведения разнообразных ревизий очень желательно приглашать специалистов-аутсорсеров. Причиной тому – различная направленность таких профессий, как главный бухгалтер, налоговый инспектор, аудитор. Если вы приглашается для проверки аудитора, помните, что, возможно, он сам давно уже не занимается бухгалтерским учетом. Что же касается специалистов-аутсорсеров, они не только занимаются проверками, но и обладают обширным практическим опытом, так как ведут бухгалтерский учет в компаниях-заказчиках. Выбор специалистов зависит от тех целей, которые стоят перед руководителем.

Специалисты фирмы-аутсорсера, занимаясь ревизией, обычно не только выявляют допущенные неточности и ошибки, но и составляют заключение, рассматривающее рациональное осуществление учета, рекомендации по постановке бухгалтерского учета, предложения по совершенствованию имеющейся структуры и программного обеспечения. Подобная модель сотрудничества отвечает названию «внешний контролер».

Если говорить о средних и крупных компаниях, то для них может оказаться целесообразной другая форма сотрудничества: отдельные бухгалтерские функции отдаются для исполнения на сторону. Главный бухгалтер при этом передает аутсорсеру часть рутинной работы, включающей в себя организацию ведения бухучета, осуществление контроля работников бухгалтерии и т. д. Освободившееся время главный бухгалтер может потратить на анализ и разработку стратегии, помогающей вывести сферу финансов предприятия на новый, более высокий уровень.

Передать на аутсорсинг можно практически любую часть бухгалтерской работы – оплату труда сотрудников предприятия, юридическое сопровождение кадровой работы, проведение незапланированных ревизий тех или участков хозяйственной деятельности, работу с дебиторской задолженностью… Передача этих действий в стороннюю организации делает, например, проведение ревизий гораздо более эффективным, чем проверки, осуществляемые собственными сотрудниками. Такое сотрудничество носит название «внешний бухгалтер».

Для малых предприятий наиболее целесообразной формой сотрудничества считается «внешний главбух». Эта модель выручит предприятия, которые не могут себе позволить взять штатного главного бухгалтера, обладающего достаточно высокой квалификацией. При этом ведением первичной документации занимается либо начинающий бухгалтер без опыта работы, либо офис-менеджер. Первичные документы впоследствии передаются аутсорсер, который занимается составлением отчетности.

Еще одна популярная модель сотрудничества предполагает абонентское обслуживание и носит название «внешний консультант». Компания-аутсорсер предоставляет фирме-заказчику консультационные услуги. Кроме того, она информирует клиента о появлении новых законов относительно того или иного вопроса. Словом, сотрудничество с организацией-аусорсером может иметь различные направления и нюансы.

Иногда предоставляется не одна форма сотрудничества, а сочетание нескольких форм. Кроме того, компания-аутсорсер нередко предлагает помощь по различным направлениям финансово-бухгалтерской работы. Услуги могут включать в себя разработку учетной политики, составление графика документооборота, создание маркетинговой политики для предприятий, занимающихся торговлей, - такая политика поможет оформить затраты, требующиеся для продвижения на рынки сбытов товаров компании.

Среди услуг компании-аутсорсера может быть разработка внутрифирменных стандартов. Сторонний специалист может составить внутреннее положение, согласно которому будет вестись учет расчетов с различными подотчетными лицами, или учет возврата покупателями товаров; осуществить аттестацию сотрудников-бухгалтеров предприятия или помочь подобрать квалифицированный персонал – рядовых бухгалтеров или главного бухгалтера.

Проблемы сотрудничества

В процессе осуществления бухгалтерского аутсорсинга могут появиться некоторые проблемы. Заказчики часто испытывают опасения, передавая сторонней фирме документы. Начальный этап сотрудничества с аутсорсером часто бывает нелегким. Придется каждый месяц составлять реестр собранных документов. Необходимо четко понимать: чтобы наладить взаимодействие с аутсорсером, потребуется некоторое время и усилия.

Если руководство компании решило передать часть работы по ведению учета на аутсорсинг, следует помнить следующее: вполне вероятно, что учет до сих пор велся недостаточно корректно, налоговые проверки не осуществлялись длительное время. Прежде чем начать сотрудничество, целесообразно провести ревизию, которая выявит степень правильности составления отчетности, а также определит правомерность отражения в учете проведенных хозяйственных операций.

Разумеется, на сегодняшний день само слово аутсорсинг воспринимается непривычно. Многим трудно привыкнуть к мысли о передаче ведения бухгалтерского учета на сторону. Однако, как и при любых переменах, это новшество поможет усовершенствовать деятельность фирмы. Чтобы не ошибиться, следует изучить различные возможности, модели и варианты, расставить приоритеты. Только после этого вы сможете решить: стоит ли прибегать к новым методам организации бухгалтерской работы?

Оставить заявку