Аутсорсинг расчета заработной платы: как это работает?

В этой статье мы хотим подробно обсудить вопрос организации процесса расчета заработной платы, в тех случаях, когда им занимается аутсорсинговая компания.

При заключении контракта со стороны клиента и аутсорсинговой компании назначаются контактные лица, которые обмениваются необходимыми данными и решают возникающие вопросы. Со стороны клиента - это обычно сотрудники бухгалтерии или отдела по работе с персоналом. Аутсорсер, как правило, назначает контактным лицом бухгалтера по расчету заработной платы.

Начало работы от момента заключения контракта до первого расчета называется «старт ап». Идеально, если компания Заказчик имеет базу, в которой рассчитывалась заработная плата последние 24 месяца (т.к. для расчета больничного листа необходима информация о доходе сотрудника за последние 2 года). В этом случае старт ап не займет много времени и клиенту нужно будет передать аутсорсеру для ознакомления только копии локальных нормативных актов по оплате труда, исполнительные листы и копии трудовых книжек для расчета стажа для оплаты листа нетрудоспособности. Если базы нет, бухгалтерская компания может ее завести самостоятельно, но для этого ей понадобятся сведения по каждому сотруднику об их заработной плате за последние 24 месяца, копии трудовых договоров, приказы на отпуск, больничные и т.п. В этом случае переходный период займет определенное время, необходимое для формирования базы.

Ежемесячное взаимодействие

Для расчета заработной платы аутсорсеру ежемесячно необходима информация о движении кадров и отработанном времени сотрудников за текущий месяц, больничных, отпусках и т.п. Ее можно передавать несколькими способами:

Организовать совместную работу контактных лиц клиента и расчетчика в программе по расчету заработной платы и учету кадров на сервере аутсорсера. Сотрудникам Заказчика предоставляется доступ к программе, где они смогут вести кадровый учет. Данный способ удобен тем, что не нужно тратить время на передачу и проверку данных. Ответственность за своевременное обновление программы берет на себя бухгалтерская компания.

Организовать совместную работу сотрудников клиента и аутсорсера в программе по расчету заработной платы и учету кадров на сервере Заказчика. Этот способ, так же как и описанный выше удобен тем, что не нужно организовывать передачу данных. Ограничением данного способа является то, что ответственность за обновление программы (которое необходимо постоянно в связи с меняющимся законодательством) обычно ложится на Заказчика. Также при проблемах с доступом сотрудникам аутсорсера на сервер Заказчика могут нарушаться сроки расчета заработной платы.

Отправлять данные о движениях кадров (приеме, отпусках, больничных, увольнении и т.п.) в табличных формах. Один из самых распространенных способов наряду с совместной работой в программе. Табличная форма разрабатывается аутсорсером с учетом особенностей расчета заработной платы клиента. Два раза в месяц контактные лица клиента заполняют таблицу и отправляют ее аутсорсеру.

Отправлять выгрузку из программы по учету кадров Заказчика и загружать ее в программу Исполнителя. Ограничением данного способа является возможная потеря некоторых данных при выгрузке, при этом достаточно сложно проконтролировать полноту загрузки.

Отправка расчетчику отсканированных подписанных приказов (прием, отпуска, увольнения и т.п.), табелей учета рабочего времени, копий больничных. Самый трудоемкий способ, так как требует времени как со стороны Заказчика для сканирования, так и бухгалтера для ввода в программу. Преимущество данного способа в дополнительной проверке наличия и правильности оформления кадровых документов для расчета.

Передать функцию по ведению кадрового делопроизводства аутсорсеру.

Расчет аванса, заработной платы, налогов

Заказчик передает данные для расчета два раза в месяц за несколько дней до выплаты аванса и заработной платы. Аутсорсер осуществляет расчеты и направляет расчетные ведомости клиенту. Исполнитель может подготовить платежную ведомость для банка согласно заданному формату (если у клиента зарплатный проект) или подготовить платежные поручения в банк - клиенте.

Отпускные при наличии информации об отпуске аутсорсер может рассчитать не позднее чем за три дня до начала отпуска или заранее по запросу. Расчет при увольнении может быть сделан в день увольнения (если увольнение неплановое) или по мере поступления запросов от Заказчика. При увольнении дополнительно готовятся справка 2-НДФЛ и справка по расчету пособий.

Подготовка и сдача отчетности в фонды

Подготовленную ежеквартальную отчетность Заказчик может сдать самостоятельно или воспользоваться услугой по сдаче, которую оказывает аутсорсер. Для компаний со среднесписочной численностью более 50 человек законодательство предусматривает электронный формат сдачи. Если численность меньше 50 человек, то наряду с телекоммуникационными средствами, можно также воспользоваться курьерской службой аутсорсера или услугами почты.

Выдача расчетных листков

Расчетные листки могут быть направлены аутсорсером:

По электронной почте контактному лицу клиента, при необходимости они могут быть зашифрованы.

Каждому сотруднику по электронной почте с применением шифрования при необходимости.

В индивидуальных запечатанных конвертах контактному лицу для выдачи сотрудникам.

Если организована совместная работа в программе, контактное лицо со стороны клиента самостоятельно может их распечатать.

Подготовка справок 2-НДФЛ

Обычно Заказчик присылает запрос в свободной форме с указанием ФИО сотрудника и периода для составления справки. Подготовленная справка направляется по электронной почте контактному лицу, которое передает ее сотруднику.

Ответы на вопросы сотрудников по расчету заработной платы

Иногда у сотрудников могут возникать вопросы по расчету. Так как сотрудника трудно идентифицировать по телефону, все запросы сотрудник клиента делает контактному лицу в своей компании, который направляет их бухгалтеру по расчету заработной платы. Стандартный срок ответа на такие запросы – один рабочий день.

Передача проводок для бухгалтерии и документов

Ежемесячно после того как заработная плата рассчитана из программы по расчету выгружаются проводки и передаются в бухгалтерию клиента для загрузки в бухгалтерскую базу. Каждый месяц расчетчик распечатывает, подписывает и передает клиенту:

расчетные и платежные ведомости;

табель учета рабочего времена;

отражение заработной платы в регламентированном учете.

По завершению года аутсорсер передает Заказчику подписанные:

налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц;

индивидуальные карточки учета сумм начисленных выплат и вознаграждений, взносов во внебюджетные фонды;

лицевые счета.

Оставить заявку